(一)库存的功能
l、满足需要的功能
所谓满足需要的功能，就是指在顾客购买时，绝不能使该种商品发生缺货。这就是，保持适当的库存量，防止缺货的功能。
2、经济的进货功能
传统的库存控制是谋求“保证供应而又保持最小的储备量”。储备量的减少就意味着采购次数将很频繁，因此，保持最小的储备量在经济上并不是一个合理量。因为它把采购与储存割裂开来，片面追求储存最优，违背了系统“整体最优”的原则，而经济的进货功能，就是把将进货量限制在最小限度的方式转变为按适当的进货量进货的方式，即不仅要考虑库存费用，同时也要考虑采购费用，谋求库存费用与采购费用的总和最低。
3、运输合理化的功能
从全部运输费用方面看，在工厂和消费地之间设置配送中心。将大批量商品从工厂运至配送中心，使配送中心保持一定的库存商品，然后再按配送方向，小批量配送，这种方法才是最经济的。在配送中心保持一定的库存，即运输合理化的功能。
(二)库存过程
库存量的变化，受到库存过程的影响。因此必须对库存过程进行控制。一个完整的库存过程，包括四个阶段：
1、订货阶段
是从外出订货或发出订单开始，直到成交为止的整个活动过程。订货过程是商流过程。
2、进货阶段
是把商品从供方运进需方仓库的过程。进货阶段库存量将增多，属于物流活动。
3、保管阶段
是从商品入库验收开始，直到将商品销售出去(出库)为止的全过程。保管阶段属于物流活动。
4、销售阶段
是指出售商品的过程，包括把出库商品送到消费者手中。销售阶段库存量将逐渐减少。
从上面可以看出，对库存实行控制，只有从订货进货阶段和销售阶段进行。但对销售实行控制，就会影响对用户的服务，降低用户的满足程度，从而减少用户，降低仓储的经济效益。因而对订货进货过程实行控制才是可行的。
