文/张利超
物流企业对于物流信息管理系统的作用在建设系统之前大多充满期望，但是建成之后有不少企业发现系统难以达到预期效果，为何会出现这样的现象？笔者认为可能存在以下几个方面的问题：
认识不充分
很多企业简单地认为，公司只要有了物流信息管理系统这个软件，通过应用就可以大幅提升公司的管理水平、提高工作的效率。其实软件只是一个管理思想的载体，本身没有什么价值，要到达提升管理、提高效率的目的，中间有许多的事情要做，所以企业在准备实施信息系统之前，应该达成以下方面的共识：
1.信息系统是管理思想的载体，是一种工具和手段，如果没有应用和实施，本身不产生任何价值；
2.信息系统中体现的管理思想是公司现有管理思想的总结和提升，可以借用，但是不一定适合公司的现状；
3.信息系统不是越先进越好，应该与企业的发展阶段相适应，适合的才是最好的；
4.实施信息系统要解决的问题是主要问题，不是所有问题；
5.信息系统是企业提升核心竞争力的手段，不只是对外宣传的工具，一旦建立系统，就应该根据系统对组织架构及管理体系进行调整。
不了解需求
认识信息系统的作用并不难，但是要完整且详细地描述公司的系统需求，难度则很大，仅仅凭一个决心和思路就上马信息系统可能太显仓促。实际上，在信息系统上马之前，有许多的准备工作要做，如：
1.确定信息系统上线的目标，要达到的效果；
2.确定公司准备的投资范围；
3.研究系统实施的基础应用环境；
4.制订项目的详细计划；
5.确定需求的范围，只做明确的部分；
6.评估项目的风险，建立应急与防范措施。
如果是大型项目，建议寻找一个第三方的公司协助进行项目的评估与调研，同时协助公司进行招投标及项目控制与管理。如果是小型项目建议也要经过比较充分的准备后才可以考虑实施问题。
没有良好的应用与管理基础
除了在项目之前做好充分的调研之外，还有很重要但又很容易被大多数企业忽视的一点，即企业的信息技术应用与管理基础。信息系统的应用与实施是一个长期的过程，很多企业都有急躁的心态，希望用最短的时间尽快实施，实际上系统成功实施必须有许多的配套环境与条件，否则难以产生预期作用：
1.是否形成一个良好的信息技术应用基础，基础好系统应用就快，否则应该先行加强基础应用，促进信息技术应用环境的形成；
2.公司的流程与管理是否规范，信息系统应用实际上就是将公司的规范与管理采用另外一种形式要求大家遵照执行，软件开发与定制过程中有许多的东西都需要与企业的实际情况进行结合，如果没有规范的流程与管理，软件开发、定制及实施的进度将大大延迟于预期，而且效果也不好；
3.系统规模的大小，实施进度要求和计划与信息技术应用基础关系紧密，在项目前期必须给予充分考虑。
没有选择好开发方式
物流信息管理系统软件的开发方式一般有两种，即选择合适的供应商和自行开发。如果企业本身的信息化基础比较薄弱，建议选择有经验的供应商；如果企业信息化基础比较强，可以选择任何方式，甚至可以考虑部分外包；如果该企业的业务十分特殊，外界基本上找不到类似的管理软件，供应商也没有经验，在本身信息化基础比较强的情况下，建议采用自行开发的方式，但是最好分步骤开发实施。
对于选择供应商作为合作伙伴的方式，我们建议一定要十分慎重，因为在项目开始之前，企业往往比较主动，但是开始之后，基本上一直处于被动地位，所以选择供应商至少应考虑以下方面：
1.是否具备丰富的行业经验并有类似的实施案例；
2.是否可以长期存在；
3.是否有大规模业务转型的可能；
4.价格最低的不一定适合，不要贪便宜吃大亏
5.是否有好的项目管理与项目经理
项目管理薄弱
软件项目的项目管理难度相当高，三分系统，七分实施。软件开发商一般不了解需方的公司历史、文化、背景与组织结构等详细情况，所以在需求理解与实现方面一般与实际有一定的差异，而且基本上不可能替需方企业做实施与推广。所以企业在对开发商提出要有好的项目管理与项目经理要求的时候，自己也要有好的项目管理与项目经理，对于项目经理，应该具备以下三方面的素质：
1.要有技术背景，能够与软件开发方进行技术沟通，减少双方需求理解差异；
2.对公司的业务、文化、结构等各方面要十分熟悉甚至精通，减少需求编写差异；
3.有很强的组织、沟通与管理能力，只要充分授权就可以推动项目实施。
企业在实施系统的时候，要将项目管理与项目经理的人选作为一个重要的考虑因素。最好打破双方利益的对立关系，形成一个利益共同体，除了充分的授权及建立良好的沟通机制外，也要建立良好的激励、考核与评估机制。
对于采用自行开发方式的企业，项目经理的重要程度更加明显。
求全求大
需求可以分成现实需求和计划需求两部分，现实需求指的是目前公司真实运作反映的系统需求，而计划需求则反映公司未来发展或者期望达到的功能。但是很多企业往往不注意现实需求，认为自己的系统应该很先进，所以在计划需求方面提出过多的内容。
而这些需求由于没有得到与实际环境配合的应用检测，其效果如何难以判定，开发人员也难以把握，这样做往往会造成投资浪费、项目周期加长、系统复杂性增加、应用性降低等问题。如果再出现项目管理存在问题或者对进度要求比较紧的情况，往往会对项目造成致命的影响。
所以物流企业在建立自己的信息系统时要与企业的发展阶段相结合，不可求大求全。首先应解决公司信息流与资金流的问题，然后再考虑控制手段、决策分析、客户服务、计划管理、数据采集技术应用等方面的逐步提升。
不擅于控制成本
一套系统的应用与实施，实际上需要公司投入的资源相当多，比如软件开发与维护费用、网络组建费用、员工培训费用、服务器及电脑资源购置费用、软件购置费用等。各项费用都是比较大的，如果没有好好控制，会造成巨大的投资浪费，甚至会直接造成项目无法完成的情况。
那么应该如何控制成本呢，建议除了以上提到的内容外，还应该注意以下几点：
1.控制系统需求，分步实施；
2.要做好充分的需求调研与分析，避免需求变动太大或者不明确的问题；
3.做好充分测试与验证，预留一定的余量就可以，不要造成资源闲置；
4.系统开发采用模块化方式，开发完成一个模块实施一个模块，尽快应用实施，避免项目周期过长；
5.系统设计与操作页面设计应该以简单化及易用性为准则，避免复杂性，减少培训周期与成本；
6.如果是网络化运作，应该特别注意网络传输的数据量过大的问题，在技术的选择方面要特别注意，否则网络使用与管理费用会直线上升；
财务管理薄弱
很多企业在认识信息系统的时候，目光总是停留在先进技术的应用方面，如GPS、GIP、RFID、立体仓库、线路优化等，其实那些不是系统的核心，物流信息管理系统的核心资金流、信息流和物流“三流”的管理，特别是资金流的管理，既财务管理。
系统实施过程中往往遇到这样的问题，如何保证系统运作的各环节能够按照规定及时进行数据的采集与操作，这点看起来可以通过制度规范进行，但是实际实施过程中往往不是那么简单，那么有没有什么办法保证系统即使脱
离制度规范仍然有一个自动进行的驱动力呢？
物流业务在发生过程中，总是涉及到资金与费用，如果我们将资金进行一个有效的控制，则系统中就会有一只无形的手在催促各环节按规定进行操作，这就是系统的驱动力。
资金流的管理不只是形成一只无形的手，他对于公司经营的分析具有更重要的意义，也是公司责任制考核与管理的一个重要依据。
实际情况中，由于资金流的管理十分复杂，需求的明确及管理的理顺需要比较长的时间，所以在很多的物流信息管理系统中，这一块都比较薄弱，造成系统实施难度增加，同时由于输出不能反映完整经营情况，造成系统成了一个业务记录系统，实施的效果大打折扣，所以要特别重视信息系统的资金流管理。
数据采集不到位
系统实施过程中，如何保证实施质量呢？从哪里着手才可以事半功倍呢？答案就在数据采集及单证传递方面。
所谓数据采集，就是系统中的数据录入与处理的环节，单证传递就是系统打印的单证如何在各环节进行流转，大部分不成功的系统在数据采集与单证传递方面有以下共性：
A、数据采集复杂或者可操作性比较差
B、数据采集的手段不完善或者针对意外情况考虑太少
C、数据采集没有按照岗位或者流程进行合理划分，造成无法采集
D、单证的设计或者流转不合理
E、单证形成或者流转对意外情况的考虑欠周；
针对数据采集与单证的传递，公司需要在制度规范及组织架构调整等多方面花功夫与时间，使得组织构架与系统流程相吻合，并尽量考虑多种意外情况的处理办法，因为在依赖系统进行运作的情况下，一旦出现故障或者意外，将为公司造成很大的损失。
缺乏分析与监控工具
系统实施除了要有财务驱动及对数据采集进行有效控制外，提供系统的分析与监控工具也是十分重要的。
这些工具的主要作用是提供管理人员监察业务进展情况的手段和反映异常与经营情况。通过这些考核手段的应用，基本可以保证我们的许多制度与管理办法在实际执行的时候，有持续的推进动力并保证结果的准确。
但是需要注意的是，这些分析工具需要持续提供，不可以操之过急。
系统设计缺乏柔性
系统的柔性指的是系统针对意外情况的处理能力。实际上由于系统面对的环境十分复杂，不可确定的外界因素很多，如操作人员不小心处理错误，我们必须仔细考虑如何给与系统一定的柔性处理能力，否则系统中的数据错误会给系统的可信度增加直接的质疑。
可以简单列举几个需要考虑系统柔性的因素：
F、停电、设备损坏或者网络不通怎么办？
G、操作出错怎么办？
H、不同客户不同流程，无法统一，怎么办？
I、不同客户不同单证，无法统一，怎么办？
J、客户对于管理的精细程度有差别，系统如何支持？
在考虑系统柔性的时候，也要注意分步进行，先考虑首要因素，再逐步考虑其他。
缺乏耐性
大多数企业在实施系统的时候都容易犯性急的毛病，感觉预期效果与实际效果差别很大。实际上系统的实施不只是一个软件如何应用的问题，更多的问题与更大的难度在公司的流程、人员、管理体系如何根据系统进行科学的设计和合理的安排，同时，还要根据实际的情况进行及时的调整。
而且，企业也应该认识到，信息化不可能一步到位，必须持续改进，系统应用的程度基本上可以反映公司的管理能力高低，系统地发展历程也基本上可以反映公司管理发展的历程，信息系统必然是公司管理思想的体现，如果我们不能要求自己的管理能力提升一步到位，也应该给与信息系统更多的耐心与信心。
没有长期的打算
物流信息管理系统一旦在企业成功应用，一些企业与供应商的关系就变得淡化或者解散开发团队，但是很快就会发现现有的系统难以满足业务的运作及管理的要求，要么造成难以进步，要么会付出更高的代价。
当信息系统成为公司核心控制与管理手段的时候，系统的维护、升级是需要不断持续进行的，因为管理总是不断提升的，系统的需求也会随着系统的应用不断提出，这要求企业必须有长期的打算，善待系统研发部门或者妥善处理好与供应商的关系，而且要有持续的资金投入。
物流信息管理系统是先进生产力的代表，期望所有物流企业能够正确认识与利用它，为公司的快速成长与发展提供动力。
