外贸企业出口货物应按规定采取下列两种单证备案方式：
第一种方式：由外贸企业按出口货物退(免)税申报顺序，将备案 单证 对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》。
对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退(免)税后，必须按出口货物退(免)税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》：
1.纳税信用等级评定为C级或D级；
2.未在规定期限内办理出口退(免)税登记的；
3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退(免)税时多次出现错误或不准确情况的；
4.办理出口退(免)税登记不满1年的；
5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取 出口退税 、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；
6.有违反税收法律、法规及出口退(免)税管理规定其他行为的。
第二种方式：由外贸企业按出口货物退(免)税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员(或其他人员)个人保存，必须存放在企业。
1、“ 出口退税申报日期”和“备案日期”栏填到“月、日”。
2、“出口发票号”栏填写税务机关监制出口发票或企业自制出口发票号码(主要指出口商业发票)，二者号码不一致的，应分别填写。
3、“备案单证存放处”栏应逐一标明每个备案单证的存放地点。
4、各地可根据本地区实际情况，对本表栏次进行增加。
